Waarom Office 365? Slim samenwerken!

Met Office 365 voor wordt het gemakkelijker dan ooit tevoren om samen te werken met collega’s, klanten en partners. Je kunt documenten delen, projecten beheren en in high-definition vergaderen, zodat iedereen verbonden blijft. Je hebt logischerwijs wel een werkende internetverbinding nodig. Je hebt je kantoor immers "in de cloud".

Vandaag kijken we hoe Office 365 je kan helpen bij het samenwerken met anderen. Je werkt niet alleen samen met mensen binnen je organisatie, maar ook met klanten, leveranciers en partners. Met Office 365 kan je dit efficiënter doen, waardoor je eenvoudige manieren krijgt voor het delen van documenten, beheren van projecten, vergaderen en communiceren met anderen. Hier ga ik dieper met je op in.

Documenten delen? Heel eenvoudig.
Office 365 bevat een met een wachtwoord beveiligd portal dat een teamsite wordt genoemd, waarmee je grote, moeilijk te e-mailen bestanden kunt delen, zowel binnen als buiten je organisatie. Het doet dienst als een enkele locatie voor de nieuwste versies van documenten, ongeacht hoeveel mensen eraan werken. Iedereen heeft toegang tot de recentste materialen, dus is het niet nodig meerdere versies heen en weer te e-mailen.

Om je organisatieteamsite te openen, klik je op de koppeling "Sites" in de navigatiebalk van Office 365.

De “aan-de-slagtegels” maken het gemakkelijk je site aan te passen. Als je bijvoorbeeld klikt op "Wat is uw stijl" kan je een sjabloon kiezen om het uiterlijk van de site te wijzigen. Met andere tegels in het introductiegedeelte kan je aanpassen wie toegang heeft tot de site en apps toevoegen om de site nuttiger te maken.

Ophalen van bestanden naar je teamsite is eenvoudiger dan ooit tevoren. Je hebt nu de mogelijkheid om bestanden direct vanaf je bureaublad naar de website te slepen en daarin neer te zetten.

Zodra de bestanden er zijn, zijn ze toegankelijk voor anderen in je organisatie en heb je de mogelijkheid ze te delen met mensen buiten je organisatie. Het uitnodigen van externe gebruikers om samen met je aan documenten te kunnen werken, is erg eenvoudig geworden Je kan een afzonderlijk document rechtstreeks delen vanuit iedere Office-toepassing door "Delen" te kiezen en het e-mailadres van die persoon in te voeren. Zo simpel is het.

Ook kan je documenten delen vanaf de teamsite, waar je nu een ingesloten voorbeeld krijgt van het document dat je gaat delen, zodat je zeker weet dat je het juiste document deelt. Een mooie check toch?

Als je met een klant of een partner werkt aan een project waarbij meerdere documenten betrokken zijn, kan je binnen je teamsite een subsite maken. Zo kan je gemakkelijk alle relevante documenten op één plaats bewaren en beheren wie toegang heeft.

Als de mensen met wie je documenten deelt geen Office hebben geïnstalleerd op hun computer, is dat geen probleem. Met alleen een webbrowser kunnen zij door middel van Office Web Apps rechtstreeks Office-documenten weergeven, deze bewerken en er zelfs mede auteur van zijn (Sharepoint).

Projecten beheren
Met je teamsite kan je meer doen dan alleen bestanden opslaan en delen. Je kan er ook groepsprojecten mee beheren. Om mogelijkheden voor projectbeheer toe te voegen aan je teamsite, klik je op de introductietegel "Aan een deadline werken". Hiermee wordt een takentoepassing en een gedeelde agenda toegevoegd aan uw teamsite. Als je taken creëert en deze toewijst aan mensen, maakt Office 365 een tijdlijnweergave die iedereen een eenvoudig te begrijpen beeld van het projectplan biedt.

De taakweergave bevat een tijdlijn van het project, een aftelling tot de volgende mijlpaal, een lijst met achterstallige taken en een lijst met geplande taken. De mogelijkheden voor projectbeheer zijn ingebouwd, gemakkelijk te gebruiken en volledig geïntegreerd met je teamsite (Projectsite).

Onlinevergaderingen
In Office 365 Preview zijn onlinevergaderingen met je klanten en partners eenvoudiger in te stellen en interactiever. Je kan met een paar muisklikken eenvoudig overschakelen van chatgesprekken op ad-hocvergaderingen online met audio, video en het delen van schermen. Of je vergadering op het laatste moment of ruim van tevoren is gepland, je kunt in realtime genieten van videovergaderingen in high-definition en aantekeningen delen zodat iedereen bij kan blijven.

Gasten buiten je organisatie kunnen met Lync Web App via een webbrowser deelnemen aan vergaderingen. Ze kunnen een eersteklasvergadering ervaren, inclusief HD-video/-audio met meerdere partijen, chatberichten en het delen van bureaubladen, toepassingen en PowerPoint (Lync Online).

Tot de volgende keer! Dan het vergrootglas gericht op een andere interessante feature in Office 365. Gewoon gelijk samen met ons een demo doorlopen? Voor het gevoel? Dat kan! Er staat een ouderwetse bak koffie voor je klaar. Office 365 demo afspraak.

Wist je dat wij twee E-boeken hebben gepubliceerd binnen het thema de digitale transformatie op scholen? Je vindt ze hier!