Verander jouw werkwijze door de digitalisering:           Geheim van To-Do's

We werken allemaal in mindere of meerdere mate met takenlijstjes, de zogenoemde To-Do lijstjes. De één plant dit in zijn agenda (fysiek of digitaal), de ander houdt schriftelijk een lijstje bij, sommigen onder ons hebben de gele post-it's onder hun beeldscherm hangen, bij een ander zit het in zijn hoofd.. Vele manieren voor geheugensteuntjes dus. Maar wat is nou de beste manier voor jou? En vooral, wat is er mogelijk nu we steeds verder vorderen in de digitale wereld en welke nieuwe mogelijkheden biedt dit? Kan je hier slimmer, eenvoudiger en efficiënter mee omgaan? Ja.

Als ik kijk naar mijn rol binnen SPEYK "Marketing & Communicatie verzorgen" ben ik erg afhankelijk van deze zogenaamde To-Do lijstjes. Wanneer je zowel verantwoordelijk bent voor het initiëren als het uitvoeren van initiatieven/projecten kunnen deze lijstjes al snel oplopen tot 25 To-Do's op een dag en dan komen er ook nog 'tussendoortjes' bij, de 'kan je dit even snel oppakken' werkzaamheden. Ben je geniaal of heb je een fotografisch geheugen, is jouw eigen brein voldoende. Hoor je bij de overige 98% die dit niet is/heeft; lees dan door.

Meer focus en kwaliteit. Daarom een To-Do.
Wat zijn jouw deliverables en hoe zorg jij dat je dit binnen de afgesproken termijn en met de juiste inhoud verzorgt? Een To-Do noteer je zodat je een taak niet vergeet. Dat hetgeen je moet oppakken en verzorgen op jouw netvlies blijft. Je wilt namelijk de vraag vanuit een klant, docent of collega oppakken en hier feedback op geven. Zo lever je kwaliteit. 

Het zorgt ook voor rust als je een To-Do noteert. Het blijft niet ronddwalen in je hoofd naast al die andere taken die tussendoor komen en je ook nog "even''  moet oppakken. Het geeft dus ook overzicht. Je kunt gefocust aan jouw werkdag beginnen en het beste eruit halen.

Probeer het!
Mocht je dus niet met To-Do's werken is mijn advies; probeer het eens een week. Noteer niet alles, maar start iedere morgen met de dingen die je écht wilt/moet doen op een dag incl. de 'tussendoortjes' en realiseer het ook (onderdeel van Timemanagement). Onthoud wel dat het nut om To-Do's te noteren voor de één er is en voor de ander minder of niet. Dit kan je zelf het beste inschatten. Vooral secretariële functies, marketeers, planning, administratieve functies, telefonisten, 'de regelaars' vallen of staan bij overzicht. Bij To-Do's dus.

Een andere werkplek, nieuw begin van de dag
Tijden veranderen. De digitalisering zorgt ook voor nieuwe mogelijkheden om beter je werk te kunnen doen. Een aantal jaar geleden lagen de handgeschreven notitieblokjes nog naast mijn toetsenbord. Nu is mijn fysieke bureau alleen gevuld met de middelen die mij toegang verlenen tot mijn digitale werkplek SPEYK365. Een laptop, tweede scherm, muis, toetsenbord en telefoon. Hier vanuit benader ik alles wat ik nodig heb op een werkdag. Of ik nou thuis werk, op locatie bij een partner of gewoon op de zaak. Is er internet, dan heb ik mijn werkplek en alle informatie en middelen die hier onder vallen beschikbaar. Zo ook mijn To-Do lijstje.

De digitale To-Do
Mijn dag begint dus met SPEYK365. Onze online werkomgeving werkt met de kracht van Office 365, waar mijn digitale To-Do's nu 'liggen' om opgepakt te worden. Deze maak ik namelijk iedere ochtend heel eenvoudig via "To-Do".

7

 

Je vindt de app "To-Do" tussen jouw standaard Office 365 apps. Zie bovenstaand. Wanneer je de app opent kom je direct in onderstaand scherm terecht. Je kunt eenvoudig starten met mijn dag, waar je snel en eenvoudig To-Do's toevoegt. Ben je klaar, streep je ze af en wordt de To-Do doorgestreept door op het bolletje ervoor te klikken. Het opzetten kost je 3 hele minuten of minder. Hoelang dit duurt ligt namelijk meer aan het overzicht die je al in jouw brein hebt. Want je zou binnen 30 seconden al klaar kunnen zijn.

dag 3

Komt er een initiatief aan in de komende week, waarbij je verschillende To-Do's hebt die onder één thema vallen en je dit wederom niet in je hoofd wilt houden, maak je een lijst aan. Dit werkt hetzelfde. Je geeft alleen de lijst een naam; bijvoorbeeld de beurs die eraan komt en je noteert wat je hiervoor moet gaan doen. Je creëert overzicht, maakt ruimte in je hoofd voor andere zaken (jouw processor blijft snel werken).

Dag 2

Wees succesvol op jouw eigen manier
To-Do, de app uit Office 365, helpt jou dus met het aanbrengen van focus in jouw dag. Het helpt je met organiseren, prioriteiten stellen en het realiseren van de taken die voor jou het meest belangrijk zijn. Hetgeen jij wilt bereiken op een dag. Bepaal zelf wat het beste werkt voor jou. Er zijn meer apps waarmee je taken kunt organiseren. Deze app is de meest eenvoudige en laagdrempelige variant en gericht op jouw persoonlijke doelen. Zie het echt als het lijstje wat je voorheen op papier maakte. Je borgt niets centraal namelijk. Microsoft Planner biedt bijvoorbeeld meer mogelijkheden, zoals het toewijzen van taken en borgt dit centraal als je vanuit Teams werkt. Voor iedereen is er dus een digitaal hulpmiddel om eenvoudiger en beter te werken. Met focus lever je meer kwaliteit. Bepaal zelf welk middel je inzet. Wees succesvol op jouw eigen manier.

Meer weten?
Weet dat SPEYK ook trainingen verzorgt om jou beter te leren werken met bijvoorbeeld Office 365 apps. We vertellen je graag meer tijdens een afspraak.

 

Afspraak maken?