Blog

Alle belangrijke en dynamische info op één interne site. SharePoint Communicatiesites zijn ideaal voor het publiceren en verspreiden van informatie. Denk aan nieuwsberichten, evenementen, afspraken, documenten, afbeeldingen, video’s, etc. Handig om bijvoorbeeld een intranet mee te bouwen.

Zelf heb ik al regelmatig met communicatiesites mogen werken. Het idee voor het maken van een communicatiesite kwam vanuit collega Henrik nadat hij had gehoord over deze nieuwe feature van Office 365. Hij vroeg zich af of we het bij SPEYK konden inzetten. Na het volgen van een webinar over communicatiesites en een aantal instructievideo’s te bekijken kon ik aan de slag en probeerde ik het uit. Nu deel ik graag mijn kennis en ervaring van deze tool met jou.

Om een communicatiesite aan te maken ga je in Office 365 naar de SharePoint pagina. In SharePoint kun je via het plusje bovenaan de pagina een nieuwe site maken. Maak hier de keuze voor een Communicatiesite.

Vervolgens geef je de site een naam en is de start van een eigen website werkelijkheid geworden! Daarna kom je op de homepagina terecht. Hier kun je verschillende webonderdelen toevoegen via het blauwe plusje in het midden.

Dan begint het kiezen voor webparts naar eigen wens. Hieronder een voorbeeld voor een communicatiesite voor een school. De school organiseert een werkweek voor leerlingen van HAVO 4 en stelt daarvoor een communicatiesite op.

De reis gaat naar Venetië en docenten, betrokken medewerkers en leerlingen kunnen deze communicatiesite raadplegen voor informatie. Het Hero webonderdeel bevat drie blokken die verwijzen naar pagina’s met informatie over de bestemming en accommodatie, het programma en een link voor aanmelden, deze laatste leidt naar Forms waar gebruikers zich meteen kunnen aanmelden voor de werkweek.

Leuke feature: je kunt het weerbericht van een specifieke locatie toevoegen. In het geval van een werkweek naar Venetië is dat een leuke toevoeging om mensen alvast in de stemming te brengen!

Deze pagina is de homepage van de website en kun je vullen met teksten, agenda’s, links, afbeeldingen. Ik heb ervoor gekozen om specifieke informatie zoals hotelgegevens en het programma in andere sitepagina’s te zetten, zodat de homepage niet helemaal vol staat met informatie. 

Programma
Het programma staat op een andere sitepagina, die je zelf kunt aanmaken bij de tab Pagina’s in de communicatiesite. Elke dag van de werkweek staat beschreven in Word documenten, gemaakt en gedeeld in het Office 365 account. Deze zijn goed samen te voegen in een Hero webpart. Elk blok leidt direct naar een Word document. Deze kun je zo instellen dat de sitegebruikers de documenten alleen kunnen zien en niet bewerken.

Ik ben zelf fan van het Hero webonderdeel. Hiermee kun je, op een visueel aantrekkelijke wijze, links tentoonstellen als een menu. Dit is slechts één van de vele mogelijkheden van een Communicatiesite. Microsoft heeft op hun website ook instructies gegeven voor het opzetten en invullen van een SharePoint Communicatiesite.

Probeer het eens uit
Zoek je een leuke manier om veel informatie, die verspreid is over documenten, websites en andere bronnen, samen te brengen in één mooie sitepagina? Dan raad ik je aan om SharePoint Communicatiesites eens uit proberen. Na een korte start heb je snel het systeem door en kun je jezelf een echte sitebouwer noemen.

Voordelen Communicatiesites
+ Eenvoudig op te starten en in te richten
+ Goede weergave op verschillende devices
+ Op een visueel aantrekkelijke manier informatie delen binnen jouw organisatie
+ Future proof: Microsoft steekt veel tijd en aandacht in het verder ontwikkelen van Communicatiesites

Verbeterpunt Communicatiesites
- Je hebt weinig invloed op het uiterlijk van de site. Het is alleen mogelijk om het kleurenpalet te wijzigen. In de toekomst komt hier mogelijk verandering in.

Succes met het opzetten van jouw communicatiesite! Als je vragen hebt kun je bij mij terecht via marketing@speyk.nl. Maak je nog geen gebruik van Office 365? Dan komen wij je graag meer vertellen over de voordelen daarvan en voor jouw organisatie. Maak een afspraak via onderstaande button.